Keterlaksanaan siklus SPMI terdiri atas: 1) penetapan standar, 2) pelaksanaan standar, 3) evaluasi (pelaksanaan) standar, 4) pengendalian (pelaksanaan) standar, dan 5) peningkatan standar
- Penetapan Standar
Penetapan standar dilakukan secara terpusat oleh Pusat pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan (P3MP) institusi, adapun acuan standar mutu yang digunakan adalah Standar Nasional Pendidikan Tinggi 2020 (SN DIKTI 2020), Standar Akreditasi IAPS 4.0 BAN PT, dan standar mutu ISO 9001:2015.Standar yang telah ditetapkan kemudian disosialisasikan ke program studi secara langsung oleh Tim Kendali Mutu Program Studi yang merupakan perpanjangan tangan dari Pusat pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan (P3MP) Institusi. Rincian Kegiatan yang dilakukan dalam penetapan standar sebagai berikut:
- Menjadikan visi dan misi PNUP sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai dari merancang hingga menetapkan standar.
- Mengumpulkan dan mempelajari isi semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek kegiatan yang hendak dibuatkan standarnya.
- Mencatat apa yang menjadi norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi,
- Melakukan evaluasi diri dengan menerapakan SWOT-Analysis.
- Melaksanakan studi pelacakan atau survei tentang aspek yang hendak dibuatkan standarnya itu, terhadap pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal;
- Melakukan analisis hasil dari langkah no.2 hingga 4 dengan mengujinya terhadap visi dan misi PNUP;
- Merumuskan draft awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus ABCD;
- Melakukan uji publik atau sosialisasi draft standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran;
- Merumuskan kembali pernyataan standar dengan memerhatikan hasil dari no.8;
- Melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan;
- Mengesahkan dan berlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan.
- Pelaksanaan Standar
Pelaksanaan standar yang telah ditetapkan, dilakukan oleh Program Studi dengan terlebih dahulu menjabarkan standart yang telah ditetapkan menjadi beberapa point-point dalam sasaran mutu. Sasaran mutu inilah yang kemudian dijadikan target kinerja dalam melaksanakan kegiatan akademik maupun non akademik. pelaksanaan penjaminan mutu internal dilaksanakan dengan melakukan audit kesesuaian terhadap capaian kinerja program studi, terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Secara umum, langkah-langkah atau prosedur pelaksanaan standar sebagai berikut:
- Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar.
- Mensosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten.
- Menyiapkan dan tuliskan dokumen tertulis berupa prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar.
- Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran dengan menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaian.
- Evaluasi (Pelaksanaan) Standar
Evaluasi standar dilakukan setiap akhir tahun berjalan, Standar yang di evaluasi adalah sasaran mutu program studi yang merupakan hasil penjabaran dari standar yang ditetapkan sebelumnya (oleh Unit Penjamin Mutu Institusi) yaitu Standar Nasional Pendidikan Tinggi 2020, Standar Akreditasi IAPS 4.0 BAN PT, dan standar mutu ISO 9001:2015. Evaluasi dilakukan berdasarkan hasil capaian kinerja dari sasaran mutu yang telah ditetapkan pada tahun sebelumnya dan dijadikan bahan pertimbangan untuk penyusunan target kinerja dalam sasaran mutu pada tahun berikutnya.
Langkah-langkah atau prosedur umum Evaluasi Pelaksanaan Standar sebagai berikut:
- Melakukan pengukuran secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap ketercapaian isi semua Standar .
- Mencatat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar.
- Mencatat pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai.
- Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai.
- Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hasil pengukuran
- Melaporkan hasil pengukuran ketercapaian isi semua Standar kepada Kepala unit kerja dan Direktur, disertai saran atau rekomendasi pengendalian.
- Pengendalian (Pelaksanaan) Standar
Sosialisasi standar yang telah ditetapkan secara internal oleh P3MP, dijadikan acuan dalam proses audit internal pada periode berjalan, audit internal inilah yang merupakan kegiatan pengendalian standar sistem penjaminan mutu internal. Audit internal dilaksanakan setiap satu tahun sekali untuk bidang akademik dan juga satu tahun sekali untuk bidang non akademik.
Secara umum proses pengendalian standar ditandai dengan tahapan sebagai berikut.
- Melakukan pemantauan secara periodik terhadap pelaksanaan standar
- Mencatat semua ketidaksesuaian yang dicocokkan dengan standarnya.
- Mencatat apabila ditemukan dokumen yang tidak lengkap dari setiap standar yang dilaksanakan.
- Meneliti penyebab terjadinya ketidaksesuaian atau tidak tercapainya standar yang telah ditetapkan.
- Memberikan rekomendasi terhadap temuan/ ketidaksesuaian.
- Melakukan tindak lanjut pemantauan dari rekomendasi yang diberikan.
- Melaporkan secara tertulis hasil pengendalian standar tersebut kepada Kepala unit kerja dan ditembuskan kepada Direktur Politeknik.
- Peningkatan Standar;
Peningkatan standar dilaksanakan berdasarkan hasil evaluasi standard yang dilakukan. Untuk target kinerja yang tidak terpenuhi, Peningkatan standar dilakukan dengan melakukan tindakan koreksi dan tindakan perbaikan terhadap hasil target kinerja yang tidak terpenuhi. Untuk target kinerja yang sudah tercapai peningkatan standar dilakukan dengan tetap memperhatikan opportunity dan sumber daya yang ada, sehingga penetapan target dan standar kinerja ditahun berikutnya masih tergolong realistis dan dapat dicapai.
Secara umum proses peningkatan standar ditandai dengan tahapan sebagai berikut:
- Mempelajari laporan hasil pengendalian standar.
- Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut dengan mengundang pejabat struktural yang terkait, dosen dan tenaga kependidikan.
- Mengevaluasi isi standar.
- Melakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru.
- Menempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar.
Keberadaan laporan audit, monitoring dan evaluasi penjaminan mutu yang terstruktur, ditindaklanjuti, dan berkelanjutan. Laporan audit tersedia berupa laporan hasil audit internal yang dilaksanakan setiap tahunnya, untuk laporan monitoring tersedia berupa hardcopy dari monitoring sistem pelaksanaan standar sesuai dengan penetapan standar, misalnya dokumen monitoring kehadiran dan capaian materi pembelajaran setiap mata kuliah untuk setiap semester. Untuk laporan evaluasi penjaminan mutu tersedia dengan baik untuk setiap periode berupa laporan tindak lanjut hasil audit yang berisi tentang evaluasi pelaksanaan standar. Laporan hasil tindak lanjut audit disusun secara terstruktur berdasarkan hasil isian formulir evaluasi pelaksanaan standar dan formulir hasil evaluasi pelaksanaan standar.