Politeknik Negeri Ujung Pandang telah menyusun Standar Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk menjamin pemenuhan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) secara sistematik dan berkelanjutan. Secara sistematik PNUP telah menentukan langkah-langkah stategis untuk menjamin pelaksanan SPMI berjalan dengan optimal. Salah satu bentuk pemenuhan atas SPMI maka PNUP membentuk satu unit khusus untuk mengkoordinasi kegiatan penjaminan mutu di lingkungan PNUP dengan sebutan Satuan Penjaminan Mutu (SPM). Kemudian berganti nama menjadi Pusat Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P3MP). Maka untuk mendukung fungsi P3MP kemudian dibuatlah sub-unit Evaluasi Mutu Internal (EMI) sebagai pelaksanaan evaluasi dengan tugas utama untuk melakukan Audit Mutu Internal dalam lingkup PNUP.
Evaluasi mutu internal melalui kegiatan audit mutu internal merupakan suatu bagian dalam proses SPMI Perguruan tinggi yang merupakan satu tahapan dalam PPEPPA. Audit Mutu Internal (AMI) merupakan suatu pemeriksanaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan dalam menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan standar pendidikan tinggi PNUP. Standar mutu pendidikan PNUP ditetapkan untuk mencapai tujuan PNUP, yang dituangkan dalam statuta PNUP. AMI adalah salah satu tahapan/cara dalam siklus penjaminan mutu pendidikan tinggi dalam upaya peningkatan mutu. Secara umum tujuan AMI adalah:
“Melaksanakan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar pendidikan tinggi dalam rangka mendapatkan rekomendasi ruang peningkatan mutu dan menjamin akuntabilitas berdasarkan praktik baik serta temuan atau ketidaksesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan standar pendidikan tinggi.”
Maka AMI dilakukan untuk kepentingan peningkatan mutu Prodi yang diaudit. Audit bukan merupakan asesmen/penilaian melainkan pencocokan antara pelaksanaan dengan standar yang sudah ditetapkan. Dengan demikian, tujuan secara khusus dari AMI adalah:
- Untuk memeriksa kesesuaian atau ketaksesuaian pelaksanaan dan standar yang telah ditetapkan.
- Untuk memeriksa proses dan hasil proses pencapaian mutu sehingga dapat ditentukan keefektifan pencapaian dari tujuan yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
- Untuk menyiapkan laporan kepada teraudit (auditee) sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya
- Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem penjaminan mutu.
- Untuk membantu institusi/program studi dalam mempersiapkan diri dalam rangka audit eksternal atau akreditasi.
Unit EMI melakukan 2 jenis audit tiap tahunnya yaitu Audit Mutu Internal Akademik dan Audit Mutu Internal Non-Akademik. Kedua jenis audit ini dilaksanakn tiap tahunnya dengan tahapan-tahapan yang telah ditetapkan sabagai berikut:
Pada pelaksanaan acuan yang dijadikan sebagai dasar penyusunan peranglat audit yang digunakan antara lain adalah
a. Instrumen Akreditasi Program Studi 4.0 atau yang disingkat IAPS 4.0 merupakan instrumen akreditasi program studi terbaru yang berorientasi pada output dan outcome. IAPS 4.0 mulai berlaku efektif per tanggal 1 April 2019, sehingga usulan akreditasi yang disampaikan mulai tanggal 1 April 2019 sudah harus menggunakan IAPS 4.0. Berbeda dengan instrumen akreditasi program studi sebelumnya (IAPS 3.0) yang menggunakan 7 standar, IAPS 4.0 menggunakan 9 kriteria sebagai berikut :
-
- Visi, Misi, Tujuan dan Strategi
- Tata Pamong, Tata Kelola dan Kerjasama
- Mahasiswa
- Sumber Daya Manusia
- Keuangan, Sarana dan Prasarana
- Pendidikan
- Penelitian
- Pengabdian Kepada Masyarakat
- Luaran dan Capaian Tridarma
Dalam penyusunan ceklist audit internal akademik 9 kriteria tersebut menjadi dasarnya. Sehingga melalui program audit internal akademik EMI membantu prodi untuk menemu kenali kemampuan dan kekurangan dari masing-masing standar tersebut.
b. ISO 9001:2015 merupakan standar manajemen mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization dikenal juga dengan ISO yang berisikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sebuah perusahaan / organisasi dalam membentuk suatu quality management system. Dengan berpedoman pada ISO 9001:2015 sebuah organisasi / perusahaan dapat melakukan evaluasi apakah produk (barang/jasa) dan proses yang dilakukan oleh perusahaan tersebut dapat memenuhi keinginan / persyaratan dari customer secara konsisten.
Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2015 tidak hanya bisa diterapkan pada dunia industri yang menghasilkan produk, namun demikian bisa juga diterapkan pada bidang yang menghasilkan jasa seperti sekolah, universitas, rumah sakit dan bidang usaha jasa lainnya. Standar ISO 9001 menggunakan pendekatan manajemen mutu berorientasi pada proses. Untuk memastikan tingkat keberhasilan manajemen kualitas berorientasi proses, maka ISO 9001:2015 membutuhkan penerapan Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Pelaksanan audit mutu non akademik disusun berdasarkan klausal-klausal yang telah di tetapkan sesuai dengan ISO 9001:2015. Ada 7 prinsip utama manajemen mutu berdasarkan perspektif ISO 9001:2015 yaitu:
-
- Customer Focus / Fokus pada pelanggan
- Leadership / Kepemimpinan
- Engagement of People / Keterlibatan sumber daya manusia
- Process Approach / Pendekatan proses
- Improvement /Peningkatan secara terus menerus
- Evidence-Based Decision Making / Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta
- Relationship Management / Manajemen hubungan dengan stakeholder.
Dokumen-Dokumen Audit
| No | Kelengkapan Dokumen Audit | Jumlah |
| 1 | form Kriteria/Standar yang digunakan | 1 rangkap |
| 2 | Jadwal Audit | 1 rangkap |
| 3 | Surat Penugasan Audit | 1 rangkap |
| 4 | Laporan Audit | 2 rangkap |
| 5 | Daftar Hadir Audit | 2 rangkap |
| 6 | Daftar prtanyaan audit (checklist audit) | 2 rangkap |
| 7 | Daftar Catatan Audit | 2 rangkap |
| 8 | Ringkasan Temuan Audit | 2 rangkap |
| 9 | Rincian Temuan Audit | 2 rangkap |
| 10 | Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) | 2 rangkap |
| 11 | Contoh Verifikasi Tindak Lanjut Temuan audit | 2 rangkap |
| 12 | Laporan Tindakan Koreksi | 2 rangkap |
| 13 | Laporan Audit Tahun sebelumnya | 1 rangkap |
